1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad el desarrollo de la
informática y las telecomunicaciones han alcanzado un alto nivel, al punto de
que estas ramas ya se encuentran en todas las esferas de la sociedad y son casi
imprescindibles por las grandes ventajas que brindan; estas hacen que el
trabajo se realice con mayor eficiencia y calidad, y permita mejorar el control
y la organización del mismo.
La incorporación de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones (TIC) en las organizaciones ha
constituido un gran reto y a la vez una oportunidad para el desarrollo de las
diferentes funciones que se realizan en estas.
En este sentido, el quehacer
empresarial y los procesos productivos han incrementado su potencial de
desarrollo con la incorporación de las TIC, lo cual ha motivado un cambio
sustancial en el perfeccionamiento de las empresas y los procesos de
producción, contribuyendo de manera importante al cambio y progreso social.
Cuba ha defendido siempre el concepto
de que el uso masivo de las TIC no es un fin sino una herramienta poderosa para
lograr el desarrollo. Las empresas, como muchas otras instituciones, se han ido
adaptando poco a poco al uso de las mismas y han ido informatizando sus
procesos productivos.
Una de las instituciones que aplica
estos avances tecnológicos es la Empresa de Aceros Inoxidables de Las Tunas,
conocida comercialmente como ACINOX Las Tunas. Actualmente pertenece al Grupo
Empresarial de la Siderurgia (GESIME) atendido por el Ministerio de Industrias.
ACINOX Las Tunas tiene como misión
producir y comercializar palanquillas de aceros al carbono y aleados, así como
barras corrugadas para refuerzo de hormigón. Satisfacer las necesidades del
mercado nacional e internacional, con productos de calidad.
La empresa está conformada por una
dirección general, 2 subdirecciones y 11 UEB. Dentro de esta última se encuentra la UEB comercial conformada por 3 áreas, Ventas, Compras y
Almacenes. Diariamente cada una de estas áreas debe emitir una serie de
reportes correspondientes a los procesos que allí se gestionan. Cada una lo
hace de forma distinta, ya sea vía teléfono, utilizando el correo electrónico o
utilizando formato Excel, lo que es un problema a la hora de unificarlos, y
para poder visualizarlos por parte del director comercial. Todo esto trae
consigo, uso excesivo de hojas de cálculo, desorganización en el proceso, y en
la información que se maneja, así como deficiencia en el control de la misma,
pérdida de la información, ya que hay algunos de estos reportes que no se
guardan, lo que no permite llevar un historial para realizar un balance de todo
lo que se hizo hasta ese momento. Por todo lo anterior expuesto surge la
necesidad de realizar una Sistema informático que tiene como objetivo gestionar
toda la información que se tramita en dicha área.
2 DESARROLLO
2.1 Gestión de la información comercial
La gestión se sirve de diversos
instrumentos para poder funcionar, los primeros hacen referencia al control y
mejoramiento de los procesos, en segundo lugar se encuentran los archivos,
estos se encargaran de conservar datos y por último los instrumentos para
afianzar datos y poder tomar decisiones acertadas.
Con
el término “información” se tiene un conocimiento intuitivo del mismo, incluso
bastante correcto, pero muchas veces cuesta trabajo dar una definición exacta,
y lo que es peor, en el trabajo diario se confunde, lamentablemente, la
verdadera información con las informaciones burocráticas inútiles y
perjudiciales.
Siguiendo
estos pilares se puede deducir que la gestión de la información es un conjunto
de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar adecuadamente la
información producida,
recibida o retenida por cualquier organización
en el desarrollo de sus actividades.
La
propia evolución de la economía, que nos está llevando hacia la sociedad
postindustrial, ha puesto de manifiesto este carácter de recurso o bien
económico que la información posee. Si en un principio ésta fue considerada
como un servicio y las actividades relacionadas con ella fueron catalogadas
dentro del sector terciario, hoy ya se aprecia el valor autónomo de la
información como dinamizadora de todo el proceso económico [1].
Dentro
de una empresa existen varias áreas con funciones diferentes en cuanto a la
información que allí se maneja. El área de
información comercial representa para una organización la fuente principal de
gestión, generación y análisis de los datos, ya sea de mercado, oferta, demanda,
rentabilidad, evaluación, factibilidad, etcétera; necesarios para que la empresa
realice de manera exitosa sus operaciones comerciales.
Las principales características que debe tener la
información comercial son las siguientes [2]:
Figura 1Características de la información Comercial [2].
2.2 Fuentes de información para una buena gestión
comercial
La gestión comercial debe estar
determinada por múltiples factores. Su fuerte radica en la gestión de la
información. En ventas, es lo que se traduce como Sistema de Información de
Marketing o SIM. Este sistema es muy conocido para la correcta gestión
comercial y se define como aquél flujo de información resultante del conjunto
de datos obtenidos de las relaciones entre el capital humano, los
procedimientos, las herramientas y las tecnologías de la información.
Cabe destacar, en este sentido, que hay diferentes
niveles de uso de la información según ya sea sistema estratégico, táctico u
operativo.
Sistema de
Información Estratégico: en este caso, el uso de la información sería
aprovechado por gerentes, es decir, el vértice superior de la compañía, quienes
dirimen la dirección de la compañía.
Sistema de
Información Táctico: en este nivel se situarían los jefes y
administradores, quienes deben poseer información mucho más detallada que el
nivel anterior con el objetivo de diseñar el plan táctico de la empresa.
Sistema de
Información Operativo: la base de la pirámide, los operarios y
los vendedores, quienes precisan de información para llevar a cabo su propia
gestión comercial con los clientes. Además, los componentes del nivel operativo
también sirven de fuente de información para el resto de estamentos [3].
Teniendo en cuenta
las clasificaciones anteriores los autores consideraron que el sistema a
implementarse debía integrar las tres definiciones, ya que, para que una gestión
comercial sea 100% eficaz requiere de estar en posesión de una información que
permita, tanto a nivel estratégico, como táctico, operativo o administrativo,
implementar acciones y planes comerciales con el objetivo de mejorar los
resultados de la compañía y del equipo comercial.
2.3 Gestión de la información en la dirección
provincial de ACINOX Las Tunas
Cada día son más las empresas que, conscientes de la creciente
competitividad y de la rápida evolución del entorno en que operan, sienten la
necesidad de introducir innovaciones para sobrevivir. Muchas empiezan a
comprender el valor de la gestión de la información para orientar globalmente
sus negocios, ejemplo de ello es la Empresa ACINOX Las Tunas. La cual tiene
como objetivo principal la comercialización de barras corrugadas. Asegura la
importación de las materias primas, materiales, maquinarias, equipos y otros
insumos necesarios para la explotación de esas Plantas y extiende estos
servicios a otros sectores de la economía, incluyendo la asesoría y asistencia
técnica para sus aplicaciones [4]. Como se había especificado con
anterioridad, dentro de la empresa
existe el área comercial la cual está compuesta por: Ventas, Compras y
Almacenes.
El área
de Ventas tiene dentro de sus procesos la venta de barras corrugadas, por el cual
se debe emitir un reporte al director comercial diariamente referente al
inventario de estas ventas. De la misma forma se encuentra el área de compras
que es la que se encarga de la importación de materias primas, así como la
compra de chatarra, de la cual también debe emitir un informe al final del día
que dan lugar a un balance mensual, este informe diario se basa en la entrada y
salida de estos materiales, en el consumo que se lleva de los mismos hasta el
momento en que se realiza el parte. Se efectúa además un resumen mensual del
presupuesto ejecutado del departamento de compras. También se tienen en cuenta
informaciones referentes a los precios ponderados de los diferentes productos
que se compran, y de los distintos productos adquiridos mediante crédito chino.
El área
de almacenes gestiona información de la entrada y salida de los diferentes
materiales disponibles para la producción y venta, de la cual también tiene que
dar un parte que debe estar en total correspondencia con las otras áreas.
2.4 Resultados
obtenidos
Luego de realizada la investigación se obtuvo un sistema del tipo
aplicación web diseñada
específicamente, para gestionar la
información de la UEB comercial ACINOX Las Tunas.
Para desarrollar la misma se tuvo en cuenta una serie de tecnologías,
herramientas y sistemas similares que existen en la actualidad que se dedican a
este tipo de gestión. A continuación se enuncian brevemente.
Desde el punto de vista Internacional se encuentran:
·
GLOBALIID. Es un
sistema de Gestión Comercial que permite facturar con manejo de impresoras y
tickeadoras fiscales, emitir comprobantes varios, manejar stock, administrar
cuentas corrientes, etc. [5].
·
GESCOM. Es una
aplicación WEB de Administración, Seguimiento, Control y Gestión de todas las
Actividades Comerciales realizadas por los Vendedores de la Empresa, con
registro de Prospectos y Clientes. Mantiene información de las propuestas
presentadas, sus valores, fecha de presentación, productos propuestos y toda
otra actividad comercial que se desee registrar (Ej.: visitas, demostraciones,
pruebas, etc.). Provee de informes consolidados e individuales, constituyéndose
en una herramienta fundamental para la gestión de la Gerencia Comercial, que
dispondrá de información confiable y oportuna [6].
·
LÁZARO es un
programa de facturación y gestión comercial gratuito, moderno y sencillo. Ayuda
a realizar la gestión y el control más fácil y eficiente en empresas pequeñas,
medianas y grandes. Además se instala en pocos minutos. Dentro de sus
características fundamentales están: Incluye configuración y datos impositivos
para muchos países de habla hispana, formularios amplios y legibles, búsqueda
inteligente, control de stock multidepósito (compras y ventas) [7].
Por la parte nacional se pueden citar:
·
Sistema integral
de gestión comercial para el Fondo Cubano de Bienes Culturales. Es un sistema
producto de una tesis que permite tratamiento de información, toma de
decisiones y contratación a los clientes.
·
ASSETS Este es un
sistema comercializado por la firma panameña D´MARCO S.A. y distribuido en Cuba por INFOMASTER, entidad informática perteneciente a la Empresa Nacional
de Producción y Servicios a la Educación Superior. El mencionado sistema está
concebido para el área económica y de recursos humanos de ministerios,
empresas, centros de investigación, institutos, etc. y se adapta a los diversos
objetos sociales de cualquier entidad, ya que contamos entre nuestros clientes
entidades importadoras y exportadoras, comercializadoras, unidades de
investigación, productoras, servicios, publicidad, etc. [8].
Todos estos sistemas están preparados para la gestión comercial, pero su
función fundamental radica en el control de los procesos comerciales, no así de
la información. El tratamiento a estos procesos lo hacen de forma diferenciada
por áreas, o sea, hay sistemas para ventas, otros para almacenes, para
optimación de los procesos, para planificación de recursos, pero no existe uno
que gestione la información de todas las áreas en su conjunto, y que pueda
realizar los reportes en función de todas esas informaciones, que es lo que se
desea hacer con la aplicación que se implementa.
Las herramientas utilizadas en la implementación del sistema se enuncian
a continuación:
Como framework de aplicaciones
el Java/J2EE, el cual se basa en una
configuración a base de JavaBeans bastante
simple. Es potente en cuanto a la gestión del ciclo de vida de los componentes
y fácilmente ampliable.
Como lenguaje de programación se utiliza el Java, el cual posibilita que los desarrolladores y programadores
puedan escribir, es decir, crear y desarrollar aplicaciones en una sola ocasión
de tal forma que estas serán compatibles sea cual sea el equipo y el sistema
operativo sobre el que se esté trabajando. La razón es sencilla. Las aplicaciones
desarrolladas bajo tecnología Java no se comunican con el sistema operativo,
sino que lo hacen directamente con una “máquina virtual”, lo que permite, como
decíamos, superar las limitaciones impuestas por éste[9].
Como entorno de desarrollo se utiliza el Netbeans 8.2, el cual es un
entorno de desarrollo gratuito y de código abierto. Permite el uso de un amplio
rango de tecnologías de desarrollo tanto para escritorio, como aplicaciones
web, o para dispositivos móviles.
Todo el proceso de desarrollo de software estuvo guiado por la
metodología Programación Extrema (XP
siglas en inglés), la misma centra su atención en la producción de software con
medianos o pequeños equipos de desarrollo, asumiendo que la planificación nunca
será perfecta, y que los requerimientos cambian a lo largo de todo el ciclo de
vida de la aplicación según varían las necesidades del negocio; por tanto, el
valor real reside en obtener rápidamente un plan inicial, y contar con
mecanismos de retroalimentación que permitan conocer con precisión dónde se
está [10].
La aplicación está constituida por 5 sesiones, en correspondencia con el
rol que con que se acceda ya sea Administrador, Especialista de compra,
Especialista de venta, Almacenero y Director Comercial. De la misma forma se
implementaron 14 funcionalidades referidas a los grupos o departamentos,
unidades de medidas con las que se debían trabajar, tarjetas de estibas,
contratos, proveedores, compras, tipos de productos a gestionar, entre otras.
Todas estas funcionalidades se distribuyeron según la metodología a utilizar en
tres iteraciones que permitieron implementarlas en el tiempo estimado.
En la primera iteración se tuvo en cuenta las funcionalidades más relevantes para la estructura y el diseño de
la aplicación, aquellas con mayor peso
del contenido, o lo que se conoce en la metodología como de prioridad
alta.
En la segunda iteración fue implementada la funcionalidad para la captación
de datos. La cual tiene un alto peso en el contenido ya que de ella dependerá
el resultado final de la información que necesitará el cliente. Es la
funcionalidad principal y más completa en su desarrollo.
Las restantes funcionalidades se implementaron en la tercera iteración, a través de las cuales se podrá evaluar el
resultado final al manipular la aplicación, obetniendose al final una versión
1.0 que puede variar en función de las sugerencias del cliente.
Figura 2 Página de
autenticación del Sistema de Gestión Comercial de ACINOX Las Tunas.
La primera página que se visualiza es para que el usuario introduzca su
identificador y su contraseña (Fig. 2) para acceder a los distintos módulos del
sistema.
Como se dijo con anterioridad, cada usuario tiene un
rol específico que estará
en correspondencia con el módulo al que podrá acceder.
En el caso del rol del
administrador la interfaz que se visualiza tiene que ver con toda la parte de configuración del sistema (Fig. 3), permitiéndole
interactuar con la aplicación libremente, administrando toda la información,
creación de usuarios, roles y asignación de privilegios, brindando la seguridad correspondiente al sistema.
Al rol de especialista de
venta le corresponde todo lo relacionado con la funcionalidad Gestionar Ventas
la cual se encuentra en la parte superior izquierda del menú principal llamada Ventas (Fig. 4).
El rol especialista de
compras, tiene implícitas las funcionalidades referentes a los productos, las
materias primas, chatarra, contratos, y gestión de compras (Fig.
5).
Figura 3 Interfaz correspondiente
al Rol del administrador.
Figura 4 Interfaz
correspondiente al Rol Especialista de Venta.
Figura 5 Interfaz
correspondiente al Rol Especialista de Compras.
2.4 Actualidad, y beneficios que reporta la aplicación
La aplicación obtenida constituye una herramienta para el
control eficiente del proceso de gestión de la información en la Empresa ACINOX
Las Tunas. Presenta una interfaz
sencilla, fácil de utilizar, garantizando al cliente rapidez, eficiencia y
fiabilidad en la información.
Con la aplicación se lograron
erradicar una serie de deficiencias que existían dentro del proceso de gestión
de la información en dicha empresa.
Otros de los beneficios que reporta
la aplicación es la seguridad que brida el sistema, la cual está encaminada a la protección y
actualización de los datos para evitar que sean alterados, eliminados o
consultados por personas no autorizadas. Para acceder al sistema se usa la técnica de
autentificación de usuario, que se asegura usando el algoritmo de encriptación
MD5 (Message-Digest Algorithm 5), la cual
consiste en escribir sus credenciales a través de usuario y contraseña.
Permite además realizar reportes
confiables, oportunos y de buena calidad, dando la oportunidad al director
comercial de manejar toda la información desde una sola ventana.
Además su
implementación permite el ahorro en la adquisición o compra de sistemas
informáticos, o en el pago de las licencias de los programas utilizados,
beneficios económicos en la informatización del proceso, ya que las tecnologías
utilizadas para la elaboración del sistema son de códigos abiertos y por las
cuales no se debe pagar.
3 CONCLUSIONES
El estudio del proceso de informatización de la información en la UEB
Comercial de ACINOX Las Tunas, reveló que existen deficiencias en el mismo, que
limita la gestión eficiente de la información así como su control.
El estudio de las herramientas, tecnologías y metodologías
para el desarrollo de software permitió elaborar un sistema a tiempo y con las
exigencias solicitadas por el cliente.
Las pruebas de aceptación realizadas, arrojaron como
resultado que el sistema cumple con las expectativas del cliente, validando así
el cumplimiento del objetivo de la investigación.
4 REFERENCIAS
[1]
Aliaga, Z. (2017). Introducción a la Gestión de la
Información. Conferencia 1 de la Asignatura Tecnología de la información y las
Comunicaciones impartida en la carrera Ingeniería industrial de la Universidad
de las Tunas, pp. 6.
[2]
Meza, F. M. (2010) Información comercial:
Herramienta para la toma de decisiones. Investigación Cuantitativa. Recuperado
de: https://mellado1.com/2010/09/05/informacion-comercial-herramienta-para-la-toma-de-decisiones.
[3]
Hoz, G. (2016). Fuentes de información para una buena gestión
comercial. Recuperado de: http://www.fuerzacomercial.es/fuentes-info-gestion-omercial/.
[4]
GESIME. ACINOX
Comercial. (2015). Recuperado de: http://www.sime.cu/site/productos/producto_detail/id/344.
[5]
GLOBALID. (2014). Sistema de Gestión Comercial y
control de stock. Recuperado de: http://www.gescomchile.com/sgc_sistema_de_gestion_comercial.html.
[6]
GESCOM. SGC. (2016). Sistema de
Gestión Comercial. Recuperado de:
http://www.gescomchile.com/sgc_sistema_de_gestion_comercial.html.
[7]
LAZARO. (2016).
Facturación y gestión
comercial gratis. (2016). Recuperado de:http://www.lazarogestion.com.
[8]
Assets. (2006), Sistema de Gestión Integral. Recuperado
de:http://www.assets.co.cu.
[9] FORMATALENT. ¿Qué
es J2EE en
programación Java?. Recuperado
de: http://formatalent.com/que-es-j2ee-en-programacion-java/.
[10] Lujo Aliaga, Z., Cedeño Galindo, L.V.,
Batista Días, C. M., Lora Velázquez, A. (2017). Sistema informático para la
gestión del subsidio de la leche en la Empresa Municipal de Comercio y Gastronomía
de Jesús Menéndez, Revista de Investigación en Tecnologías de la Información, 5(10),
70-74.