1 INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es reportar el proceso de indagación sobre el Sistema Institucional de Tutorías (SIT) de la Universidad Autónoma de Baja California como tecnología de la información como recurso para apoyar a los estudiantes en el conocimiento y desarrollo de su trayectoria escolar. El proceso reportado forma parte de un proyecto sobre la propuesta de un modelo acerca del itinerario escolar para estudiantes de la Licenciatura en Ciencias de la Educación financiado con recursos del Programa para el Desarrollo Profesional Docente de tipo Superior (PRODEP).

Por otra parte, este documento está conformado por una revisión documental para identificar, desde una perspectiva oficial, el funcionamiento del Sistema Institucional de Tutorías como tecnología de la información para apoyar el seguimiento de la trayectoria escolar de los estudiantes de la Licenciatura en Ciencias de la Educación. Se revisó y analizó el sitio Web: http://tutorias.uabc.mx:8080/login.php [1] con ayuda de un estudiante para conocer la información que allí se aloja y se revisaron tres manuales: uno para el responsable de tutores, otro para el tutor y uno más para el tutorado, También cuenta con un método donde se menciona a los participantes, se explica el diseño y la aplicación de una encuesta elaborada a partir de la información obtenida en la revisión documental, se describe el procedimiento de aplicación de la encuesta y la forma en cómo se analizaron los datos. Además se presentan los resultados de la aplicación de la encuesta y las conclusiones a las que se llegan respecto al SIT como tecnología de la información para estudiantes de la Licenciatura en Ciencias de la Educación.

2 REVISIÓN DOCUMENTAL

Se revisaron tres manuales donde se concentra información sobre el Sistema Institucional de Tutorías (SIT) de la Universidad Autónoma de Baja California (UABC), el Manual de usuario: Responsable de Tutores [2], Manual de usuario: Tutor [3] y Manual de Usuario: Tutorado [4]. El análisis realizado a los tres manuales permitió identificar el propósito del SIT, el cual consiste en computarizar las actividades llevadas a cabo mediante las tutorías para obtener resultados que permitan mejorar la guía y seguimiento de la trayectoria escolar de los estudiantes. También, el SIT pretende facilitar la comunicación entre los tutores y los tutorados, el registro de información por medio de expedientes electrónicos, el seguimiento de la trayectoria escolar de los estudiantes, así como facilitar al tutor la emisión de reportes y evaluación de la tutoría. Además, la ventaja que el SIT ofrece a los estudiantes consiste en brindarles la oportunidad de visualizar de forma más completa su trayectoria escolar al contar con información relevante para su formación profesional.

En el manual para el tutorado, se identifican las siguientes opciones: (1) trayectoria académica, (2) modalidades de aprendizaje, (3) mi información, (4) datos generales, (5) servicio social, (6) proyecto académico, (7) mapa curricular, (8) mapa curricular con materias cursadas, (9) mis mensajes, (10) mi tutor, (11) tutorías, (12) solicitar tutoría, (13) mis tutorías, (14) mis canalizaciones, (15) mis movimientos de tutoría, (16) evaluaciones, (17) material de consulta, y (18) cerrar sesión (UABC, 2014c).

(1) Trayectoria escolar (en el manual se le llama trayectoria académica). En esta opción los tutorados pueden visualizar las tres etapas que conforman su trayectoria escolar, la etapa básica o tronco común abarca el primer y segundo semestre y es donde practican competencias básicas y genéricas de su formación profesional, en la etapa disciplinaria que comprende de tercer a sexto semestre es donde inician con el aprendizaje de conocimientos teóricos, metodológicos y técnicos de la licenciatura que hayan elegido y en la etapa terminal que incluye el séptimo y octavo semestre, es donde se llevan a la práctica los conocimientos, metodologías y técnicas adquiridos en la etapa disciplinaria.

(2) Modalidades de Aprendizaje y Obtención de Créditos. Los estudiantes visualizan en el SIT modalidades de aprendizaje que al ser cursadas y aprobadas podrán otorgarles créditos, las cuáles son: unidades de aprendizaje obligatorias (materias a cursar durante las tres etapas de formación profesional), apoyo a actividades de extensión y vinculación, unidades de aprendizaje optativas (materias a cursar durante las tres etapas de formación profesional), proyectos de vinculación con valor en créditos, (otros cursos optativos), titulación por proyectos, estudios independientes, actividades artísticas y culturales, ayudantías docentes, actividades deportivas, ayudantías de investigación, servicio social comunitario (actividades diversas no relacionadas con la formación profesional), ejercicio investigativo y servicio social profesional (actividades propias de la licenciatura a cursar).

(3) Mi información. En esta esta opción, el tutorado visualiza aspectos relacionados con el proceso de Tutorías como: datos personales, servicio social (comunitario y profesional), proyecto académico, mapa curricular, mapa curricular de las materias cursadas, e información sobre su trayectoria escolar.

(4) Datos Generales. El tutorado ve y modifica datos como: fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, entre otros. Además podrán agregar información sobre su empleo y horario, contacto para emergencias, movilidad académica, idioma extranjero, becas, información de sus padres así como de sus estudios previos antes de ingresar a la carrera profesional.

(5) Servicio Social. El tutorado tiene la opción de observar aspectos de programas de servicio social, como el comunitario y/o el profesional.

(6) Proyecto académico. El tutorado verá información de su situación personal y académica.

(7) Mapa Curricular. El tutorado guardará o imprimirá el mapa curricular de su carrera.

(8) Mapa curricular con materias cursadas. El tutorado, aquí, visualizará las materias aprobadas, las que no ha cursado, y las materias que ha cursado sin aprobarlas durante su trayectoria escolar.

(9) Mis Mensajes. El tutorado verá los estatus de sus mensajes y mantendrá comunicación con su tutor.

(10) Mi tutor. El tutorado conocerá datos de su tutor como el nombre, el horario y lugar de atención y el correo electrónico.

(11) Tutorías. Él solicita una tutoría, ve sus tutorías, sus canalizaciones y sus movimientos de tutorías.

(12) Solicitar tutoría. Consulta el tipo de tutoría que recibió así como la fecha y la hora de cada tipo de tutoría.

(13) Mis tutorías. Observa los estatus de sus tutorías como: por confirmar, programadas, recibidas y canceladas.

(14) Mis canalizaciones. Visualiza los siguientes tipos de canalizaciones: becas, departamento psicométrico, seguro social, entre otros.

(15) Mis movimientos de tutorías. Observa el historial de las tutorías que ha recibido.

(16) Evaluaciones. Evalúa a su tutor mediante un cuestionario que contiene preguntas sobre: su tutor, el programa institucional de tutorías, y el SIT.

(17) Material de Consulta. Consulta documentos relacionados con la tutoría.

(18) Cerrar sesión. Utiliza esta opción para salir del SIT.

La revisión del manual del tutorado permitió conocer de forma teórica lo que el tutorado puede consultar en el SIT, en consecuencia fue necesario conocer de forma práctica la forma en cómo un estudiante utiliza el SIT como tecnología de la información. En un primer momento se ingresó a la plataforma virtual del SIT al colocar en el navegador la siguiente dirección Web: http://tutorias.uabc.mx:8080/login.php, posteriormente se logró visualizar que la plataforma del SIT está dividida en cuatro módulos: tutorado (alumno), tutor, coordinador de tutores y administrador del sistema. Cada módulo tiene sus propias funciones. También se presentan cuatro opciones principales: inicio, directorio de responsables, calendario de talleres y preguntas frecuentes. En la opción inicio, se lee la leyenda iniciar sesión para acceder al SIT, se debe ingresar el usuario (correo proporcionado por el administrador del sistema), y la contraseña. El inicio de sesión está habilitado para cinco tipos de usuarios, tutorado (alumno), tutor, responsable de tutores, administrador del sistema y responsable (solo consultas) y al final se mencionan los datos de contacto relacionados con el SIT.

La opción directorio de responsables permite identificar el nombre del responsable de tutorías, la unidad académica a la que pertenece, el lugar y el horario de atención. La opción talleres brinda la oportunidad de identificar los talleres a impartirse por campus, ciudad, unidad académica y por fechas. La opción preguntas frecuentes presenta una pestaña con tres elementos alumnos, tutores y responsables de tutores. Al seleccionar uno de los tres elementos con el cursor, se oprime el botón derecho del Mouse para elegir la opción buscar y aparecen preguntas y respuestas.

Las preguntas y las respuestas para los alumnos son ocho: (1) ¿Cómo el tutor y el tutorado pueden saber si tienen una tutoría programada? Respuesta, ellos deben ingresar al SIT y revisar su bandeja de entrada para verificar si tienen mensajes, (2) ¿Los mensajes que llegan a la bandeja de entrada de los estudiantes pueden enviar una alerta a su correo institucional? Respuesta, no, debido a que el SIT maneja la modalidad de mensajes grupales, (3) ¿Cuántos minutos dura abierta la sesión en el SIT si no se detecta actividad? Respuesta, máximo cinco minutos, (4) ¿Para ingresar al SIT se puede utilizar cualquier navegador? Respuesta, sí, cualquier navegador permite ingresar al SIT, (5) ¿Cuál es el motivo de que algunos mapas curriculares no registren la información correcta? Respuesta, debido a que algunos estudiantes han acreditado materias de dos planes de estudio diferentes, (6) ¿Quién actualiza la información de los tutorados? Respuesta, se encarga el responsable de tutores de cada unidad académica, (7) ¿Cuál es el motivo de que haya pocas opciones de canalización? Respuesta, se espera que los tutores sugieran más opciones al responsable de tutores, (8) ¿El tutor puede comunicarse con sus tutorados con un correo distinto al institucional? Respuesta, es posible pero se recomienda utilizar el institucional. Las preguntas y respuestas para el tutor y el responsable de tutores son las primeras siete que se identifican para los alumnos, solo se omiten la pregunta y respuesta ocho.

En un segundo momento se solicitó a una estudiante de la Licenciatura en Ciencias de la Educación que ingresara al SIT, en la opción de tutorados, con su correo institucional y su clave de acceso. La estudiante reportó el siguiente proceso: una vez ingresando los datos correspondientes, el inicio de la página contiene información sobre las etapas de trayectoria escolar del alumno, desde la etapa básica, disciplinaria y terminal, cada una contiene información relevante sobre las actividades a realizar según su momento a cada etapa asignada.

En la ventana de información, aparecen los datos del alumno y la relación de la trayectoria del servicio social brindando el estado donde el estudiante se encuentra cursando su servicio, además en la ventana de información se puede desplegar la ventana de mapa curricular/materias cursadas donde se visualiza el mapa curricular de la carrera que se cursa y en ella se pueden examinar las materias obligatorias u optativas cursadas, las que faltan por cursar o las que se reprobaron, las materias cursadas, por cursar o reprobadas están señaladas con colores para que sea más fácil distinguirlas en el mapa. Si un estudiante no sabe utilizar la plataforma puede seleccionar el material de consulta, el cual contiene un manual de usuario para el tutorado, en él se explica paso por paso toda la información del SIT.

La estudiante comenta que desde el punto de vista del tutorado (alumno) es fácil ingresar a la plataforma, ya que los datos de ingreso son el correo y contraseña del alumno y desde su perspectiva, comentó que el SIT es una herramienta que facilita los procesos de tutoría, ya que puede resolver dudas y encontrar información por internet sin la necesidad de ir con su tutor. Finalmente la estudiante describió el proceso para ingresar al SIT en seis pasos:

(1) Ingresar a la dirección de Internet http://tutorias.uabc.mx:8080/login.php,

(2) Seleccionar el tipo de usuario para ingresar (en este caso es el tutorado), colocar los datos de usuario y la contraseña,

(3) Aparece como título la trayectoria académica que se debe cursar como alumno, además aparecen recuadros (etapa básica, etapa disciplinaria, etapa terminal y modalidades de aprendizaje y obtención de créditos) que se puede consultar según el interés que se tenga como tutorado,

(4) Como ejemplo, explica, si interesa saber sobre las materias cursadas en su mapa curricular, se debe ingresar a la opción información y le aparecen recuadros, y selecciona el recuadro mapa curricular/materias cursadas,

(5) Una vez que se ha solicitado la información, se abre otra página y aparece el mapa curricular de la Licenciatura en Ciencias de la Educación, el cual contiene los elementos de la trayectoria escolar que se cursa, así como información sobre las materias obligatorias aprobadas (marcadas con color verde), materias optativas aprobadas (marcadas con color verde fosforescente), materias cursadas sin aprobar (marcadas con color rosa), materias sin cursar (marcadas con color blanco) y materias que se cursan actualmente (marcadas con color amarillo), finalmente el mapa curricular puede descargarse y/o imprimirse, y

(6) Otras actividades que se pueden realizar en el SIT son contactar al tutor, revisar mensajes o simplemente cerrar sesión.

En resumen, la revisión de los manuales permitió identificar los propósitos del SIT y las ventajas que éste ofrece a los estudiantes, la exploración del sitio Web del SIT admitió el reconocimiento de ocho preguntas dirigidas a los alumnos acerca del SIT y, por último, la revisión del manual para el tutorado y la experiencia de la alumna permitieron conocer y comprender la información que los estudiantes como tutorados pueden consultar en el SIT relacionados con su trayectoria escolar.

En consecuencia, se determinó diseñar una encuesta para aproximarse al conocimiento que tienen los estudiantes en Ciencias de la Educación sobre la utilidad del SIT como tecnología de la información, también para identificar su familiaridad con aspectos técnicos del SIT que se identificaron en las ocho preguntas y para conocer cuáles son los aspectos que más consultan en el SIT de su trayectoria escolar.

3 METODOLOGÍAL

La metodología está conformada por cuatro apartados: participantes, instrumento, procedimiento de aplicación y análisis de datos.

Participantes. Se mencionan el número, género, edad, semestre, y modalidad que cursan los estudiantes que participaron en la investigación con fecha: 02-10-2018. Se contó con la participación de 159 estudiantes, 107 mujeres (67.3%) y 52 hombres (32.7). Las edades de los estudiantes fueron agrupadas en cuatro rangos: rango de 18 a 23 años de edad concentró 143 (89.9%) estudiantes, el rango de 24 a 29 años agrupó 8 (5.0%) estudiantes, el rango de 30 a 35 años aglutinó 6 (3.8%) estudiantes y el rango de 36 a 41 años reunió a 2 (1.3%) estudiantes.

La distribución de estudiantes por semestre quedó de la siguiente manera: primer semestre con 29 (18.2%) estudiantes, segundo con 30 (18.9%), tercero con 27 (18.2%), cuarto con 48 (30.2%), quinto con 27 (17.0%), sexto con 20 (12.6%), séptimo con 2 (1.3%) y octavo semestre con 3 (1.9%) estudiantes. Respecto a la modalidad, 134 (84.3%) estudiantes se registraron en la modalidad escolarizada y 25 (15,7%) en la modalidad semi-escolarizada.

Instrumento. Se diseñó una encuesta que concentra tres escalas: (1) Utilidad del SIT, (2) Conocimiento sobre aspectos técnicos del SIT y (3) Consulta de información de la trayectoria escolar. La primer escala contiene nueve afirmaciones con seis opciones de respuesta: siempre, casi siempre, a veces, casi nunca, nunca y no sé. La segunda escala agrupa ocho preguntas sobre aspectos técnicos del SIT con tres opciones de respuesta y la tercera escala concentra 18 elementos relacionados con la trayectoria escolar con cinco opciones de respuesta: siempre, casi siempre, a veces, nunca y casi nunca.

Procedimiento de aplicación. Las encuestas fueron aplicadas por los autores de este documento del 17 al 21 de septiembre en los salones de clase de la Facultad de Ciencias Humanas, Campus, Mexicali en horario matutino de 09:00 a 10:00 y vespertino de 16:00 a 17:00 y de 18:00 a 19:00 horas. Se explicó a los estudiantes el propósito de la aplicación de la encuesta y la relevancia de su participación, en general no se presentaron interrupciones durante la aplicación, las dudas fueron resueltas al aproximarse al estudiante que las emitió.

Análisis de datos. Los datos fueron analizados con ayuda del paquete estadístico Statistical Package Social Sciences (SPSS) versión 20, se obtuvieron las frecuencias y porcentajes de las respuestas de los estudiantes conforme a cada uno de los elementos que concentran las tres escalas que conforman el cuestionario.

4 RESULTADOS

Los resultados que se presentan a continuación enfatizan las opciones de respuesta con mayor porcentaje acumulado por afirmación, caso de las escalas 1 y 3, así como las respuestas con mayor porcentaje seleccionadas por los estudiantes en la escala 2.

Se identificó en la escala 1. Utilidad del SIT, que los estudiantes seleccionaron con mayor frecuencia las opciones de respuesta “siempre” y “casi siempre”.

En este sentido, se infiere que la utilidad del SIT, desde la perspectiva de los estudiantes, está presente para: (1) concentrar las actividades del tutor de forma virtual, (2) brindar resultados que permitan acompañar mejor la trayectoria escolar, (3) facilitar la comunicación entre tutores y tutorados, (4) registrar información en expedientes electrónicos, (5) acompañar la trayectoria escolar de los estudiantes, (6) facilitar la emisión de reportes, (7) evaluar la tutoría, (8) visualizar la tutoría de forma más completa y (9) para identificar información relevante para la formación profesional. Ver Tabla 1.

Tabla 1 Utilidad del SIT.

Afirmación	Respuesta	Porcentaje
1	Casi siempre	32.7
2	Casi siempre	32.1
3	Siempre	34.6
4	Siempre	30.8
5	Siempre	35.8
6	Siempre	28.3
7	Siempre	49.1
8	Siempre	32.7
9	Siempre	34.6

Tabla 2 Conocimiento del SIT.

Afirmación	Respuesta	Porcentaje
1	En mi correo	60.4
2	Siempre legan	52.2
3	5 minutos	46.5
4	Sí, cualquiera	69.8
5	Desfase	47.8
6	Mi tutor	40.9
7	No solicita	42.1
8	Usar UABC	77.4

Tabla 3 Trayectoria escolar en el SIT.

Afirmación	Respuesta	Porcentaje
1	A veces	30.8
2	Siempre	32.1
3	Siempre	30.8
4	A veces	31.0
5	A veces	30.4
6	A veces	26.4
7	Nunca	35.2
8	Nunca	35.8
9	Nunca	27.7
10	Nunca	34.0
11	Nunca	37.1
12	Nunca	35.8
13	Casi siempre	28.9
14	Casi siempre/nunca	25.2
15	Nunca	30.2
16	Casi siempre	26.4
17	Casi siempre	25.2
18	A veces	27.0

En la escala 2, se presume, a partir de los porcentajes registrados, que los estudiantes, en su mayoría, conocen cincos aspectos del SIT y desconocen tres aspectos. Los aspectos que conocen son: (3) el SIT mantiene la sesión abierta sin registrar actividad máximo 5 minutos, (4) se puede utilizar cualquier navegador para ingresar al SIT, (5) los mapas curriculares no presentan información correcta por el desfase entre planes de estudio, (7) existen pocas canalizaciones porque los tutores no solicitan más y (8) el tutor puede utilizar un correo diferente al institucional, pero se recomienda utilizar el de la UABC.

Los aspectos técnicos que desconocen son: (1) la identificación de una tutoría programa en la bandeja de entrada del SIT, (2) los mensajes que llegan a la bandeja de entrada no envían un mensaje al correo institucional y (3) el encargado de actualizar la información de los tutorados en el SIT es el responsable de tutores. Ver Tabla 2.

A partir de los porcentajes registrados en las opciones de respuesta, se supone que los estudiantes nunca consultan en el SIT la siguiente información relacionada con su trayectoria escolar: (7) titulación por proyectos, (8) estudios independientes, (9) actividades artísticas y culturales, (10) ayudantías docentes, (11) actividades deportivas, (12) ayudantías de investigación, (14) servicio social profesional y (15) proyecto académico. A veces consultan: (1) las etapas de formación, (4) las actividades de extensión y vinculación, (5) los proyectos de vinculación, (6) otros cursos optativos y (18) las canalizaciones. Casi siempre revisan: (13) el servicio social comunitario, (14) el servicio social profesional, (16) el mapa curricular y (17) el mapa curricular con materias cursadas, y por último, siempre consultan: (2) las materias obligatorias y (3) las materias optativas. Ver Tabla 3.

5 CONCLUSIONES

A partir de los resultados obtenidos, se puede concluir que el Sistema Institucional de Tutorías es útil para los estudiantes como tecnología de la información para sistematizar las actividades de la tutoría, en el caso de los estudiantes de Ciencias de la Educación. También, se concluye que los estudiantes conocen aspectos técnicos del SIT como tecnología de la información, sin embargo parte de la información relacionada con la trayectoria escolar, en su mayoría, no es revisada por los estudiantes. En este tenor, el SIT es una tecnología útil para facilitar la información de la tutoría y de la trayectoria escolar y, por otra parte, se infiere la falta de promoción de algunos aspectos técnicos del SIT y de la relevancia de consultar en el SIT información sobre la trayectoria escolar.

En términos generales, la UABC utiliza al SIT como un medio para facilitar experiencias nuevas en el seguimiento de las trayectorias escolares de sus estudiantes, situación que se adapta a una de las propuestas emitidas por la Asociación de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) respecto al funcionamiento de la tutoría en México [5].

Finalmente, la información presentada en este documento puede resultar útil para la UABC, en específico para la Facultad de Ciencias Humanas (FCH) Campus Mexicali debido a que los estudiantes participantes en este proceso de investigación